Главная » Бизнес и финансы » Подотчетные лица

Подотчетные лица

На многих предприятиях работают подотчетные лица. Эта категория сотрудников имеет ряд обязательств перед компанией. В частности, им необходимо отчитываться за денежные средства, которые они получают на административные, хозяйственные и прочие расходы. Рассмотрим далее, как ведутся бухгалтерский учет, расчеты с подотчетными лицами. Подотчетные лица

Когда работникам выдаются деньги на приобретение канцтоваров, сотрудники направляются в командировку или им поручено оплатить услуги сторонней фирмы наличными, служащие выступают как подотчетные лица. Подотчетные суммы имеют целевое назначение. Для документального оформления операций используются такие формы, как Т-9, Т-10а и Т-10, а также ф. АО-1. Отражает информацию о средствах, которые используют подотчетные лица, счет 71 в корреспонденции с другими статьями.

Кто может на деньги предприятия осуществлять расходы? Подотчетными лицами являются исключительно сотрудники предприятия. Сторонние граждане не могут выступать в этом качестве. По сути, подотчетным может быть любой работник компании. Однако, как правило, круг таких служащих ограничен. В действительности, у предприятия нет необходимости каждому сотруднику выделять средства.

Если подотчетные лица получают деньги, то им указывается, для каких целей они предназначены и на какой период. В течение трех дней после завершения этого срока сотруднику необходимо вернуть остаток средств. При этом он отчитывается о том, куда они были потрачены. Если срок распоряжения не указан, то он считается равным трем дням с даты выдачи денег, а для командированных сотрудников – трем дням с момента возвращения. Если поездка была за рубеж, то период увеличивается до 10 дней.

В Порядке ведения операций по кассе предусмотрено требование, которое заключается в том, что пока существует задолженность подотчетных лиц (не была предоставлена информация по ранее выданным средствам), новые авансы им не выдаются. Как правило, рекомендуется утверждать список таких сотрудников приказом руководителя. В акте указываются, какие суммы и когда были выданы, а также срок, в который им нужно отчитаться за них.

Деньги получают те сотрудники, которым они необходимы, и на такой период, который считается разумным. В законодательстве не предусматривается никаких ограничений по этим вопросам. Однако при выдаче средств руководителю следует руководствоваться здравым смыслом и производственной необходимостью. Например, сотруднику можно выдать 60 тыс. руб. для покупки компьютерной техники или поездки в командировку для заключения выгодной сделки. Но если такая же сумма будет предоставлена сотруднику на приобретение канцтоваров, то это может вызвать подозрения у контрольных органов. При проведении проверки, скорее всего, будет выдвинуто предположение, что предприятие выдало работнику заем таким способом. Соответственно, компания будет признана нарушителем налогового законодательства, поскольку снизит базу для НДФЛ.

Отражая расчеты с подотчетными сотрудниками в качестве первой операции должна выступать выдача средств, а второй – отчет. Зачастую на предприятиях допускается достаточно серьезная ошибка. Сначала работник что-либо приобретает, затем отчитывается по покупкам, и ему возмещаются затраты. Эти суммы, как и сам сотрудник, не являются подотчетными. По сути, в такой ситуации предприятие ничего не поручала работнику, соответственно, денег ему не выдавала. Сотрудник тратит свои средства, что-то приобретает на них, а затем компания выкупает материальные ценности у него. В данном случае ни о какой подотчетности говорить нельзя. Совершается сделка – предприятие приобретает у своего работника имущество, которое ему принадлежит. Подотчетные лица

Деньги подотчетные лица получают обычно из кассы. Для этого необходимо иметь основания. В качестве одного из них может выступать, например, распоряжение руководителя. В акте указывается необходимость выдавать средства определенному сотруднику регулярно или единовременно. Также руководитель может проставить указание «оплатить» или «выдать» на каком-нибудь документе. К примеру, это может быть служебная записка. Такая резолюция проставляется руководителем или его заместителем, директором филиала или главным инженером и так далее. Иные сотрудники могут дать распоряжение о выдаче средств, только если имеют соответствующие полномочия.

В графике документооборота и в учетной политике необходимо установить перечень бумаг, в соответствии с которыми бухгалтерия будет оформлять ордера на выдачу средств. В качестве основного документа выступает авансовый отчет (ф. АО-1). Также используется доверенность. Она является документом, предоставляющим предъявителю право выполнять действия, указанные в нем, от имени субъекта, его выдавшего. Если доверенность выписана на сотрудника, то он будет выполнять операции от лица компании. Соответственно, все документы, которые им будут получены, оформляются на имя фирмы. Ему будет выдана счет-фактура, накладная, другие бумаги, позволяющие предъявить к зачету НДС. При отсутствии доверенности работник воспринимается другими компаниями как частное лицо. В этом случае он получит товарный и кассовый чеки. Тем не менее совершенные траты могут быть приняты предприятием. Подотчетные лица

Документ оформляется в одном экземпляре. Доверенность необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и выдать работнику на руки. Бухгалтер оставляет у себя корешок документа, на котором указываются реквизиты. В связи с тем, что сотрудник действует от лица предприятия в другой компании, то доверенность там и останется. После возвращения работника, бухгалтер сделает отметку в корешке о выполнении поручения. В документе указывается срок действия и дата выдачи. Если период не определен, то она будет иметь силу в течение года.

В случае отсутствия даты выдачи доверенность считается недействительной. Для оформления получения материальных ценностей применяется ф. М-2.

Рассмотрим некоторые записи, которые делает бухгалтер:

  • Дб сч. 71 Кд сч. 50 – выдача средств из кассы на хозяйственные траты или командировку.
  • Дб сч. 60 Кд сч. 71 — погашение задолженности сотрудника перед предприятием по поручению нанимателя.
  • Дб сч. 10 Кд сч. 71 – приобретение материально-производственных запасов.
  • Дб сч. 20 (26, 44) Кд сч. 71 – списание затрат, произведенных сотрудником по поручению/командировочных расходов.
  • Дб сч. 50 Кд сч. 71 – возврат остатка средств.

Он заполняется самим сотрудником, а не работником бухгалтерии. Зачастую именно по этой причине на многих предприятиях круг сотрудников, которым даются поручения, связанные с оплатой наличностью, весьма ограничен. Далеко не каждый работник сможет сразу без ошибок оформить акт. Здесь стоит сказать, что многие подотчетные лица осуществляют заполнение бланка с помощью программы 1С. После этого документ распечатывается и подписывается. Отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми бумагами, подтверждающими траты. Специалист принимает их и отрывает от бланка расписку по линии отреза. Бухгалтер должен ее заполнить и передать подотчетному сотруднику. Данная расписка выступает в качестве подтверждения того, что работник сдал все требуемые документы. С этого момента ответственность за них перекладывается на бухгалтера. Подотчетные лица

Авансовый отчет необходимо представить руководителю на подпись. Без нее бухгалтер не имеет право принимать документ. После подписания акта работник будет считаться отчитавшимся перед компанией за выданную сумму. Если окажется, что остались невозвращенные средства, сотрудник передает их в кассу. В некоторых случаях он может перечислить задолженность на р/с.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Описание и виды муниципального контроля органов местного самоуправления

Описание и виды муниципального контроля органов местного самоуправления На любом уровне власти действуют исполнительные структуры. Надзор за их работой осуществляют компетентные инстанции. Рассмотрим далее существующие виды государственного, муниципального контроля. Муниципальная ...

Белорусская валютно-фондовая биржа: структура, ценные бумаги, торги

Белорусская валютно-фондовая биржа: структура, ценные бумаги, торги Становление фондового рынка в Белоруссии началось в 1993 году. Тогда 80 коммерческих банков организовали Межбанковскую биржу. В течение последующих 5 лет количество участников ...

Как узнать КБК организации по ИНН: возможно ли это?

Что такое КБК? За что отвечает каждая составляющая его цифра? Как определить КБК организации по ИНН? Возможно ли его вычислить? Обо всем этом будет рассказано далее. Задавая вопрос о том, ...

Какие бывают профессии промышленности

Каждая профессия нужна, каждая профессия важна. Выбор профессионального поприща – довольно сложная задача. Этому не учат в школе. Главное — ориентироваться на свои способности, а научиться можно всему. На данный ...

Список вредных профессий

Список вредных профессий. Перечень льгот для работников, занятых на вредных производствах Термин «вредная работа» применяется для описания тех профессий и специальностей, которые сопряжены с повышенным уровнем риска. Сотрудники, занимающие такие ...

Беспошлинная торговля: описание процедуры, особенности и правила

Беспошлинная торговля: описание процедуры, особенности и правила Беспошлинная торговля представляет собой специальный таможенный режим, при котором товары реализуются на территории определенной страны, но она не взимает с их стоимости налог. ...

Должностная инструкция (слесарь-сантехник): права и ответственность

Должностная инструкция (слесарь-сантехник): права и ответственность О профессии сантехника всем известно уже давно. Специалисты, работающие с трубопроводом, нужны и важны для общества. Эта статья предоставит всю необходимую информацию об уровнях ...

Безопасность объекта

Безопасность объекта. Паспорт безопасности объекта: пример заполнения, требования, образец В последнее время понятие «безопасность объекта» стало достаточно актуальным, при этом если раньше ее принято было воспринимать больше как дань моде ...

Действующие правила пользования газом в быту (РФ)

Большинство населения нашей страны активно пользуется бытовым газом, поскольку его проводят не только в квартирах, но и в частных домах. Нередко возникают чрезвычайные происшествия, особенно при несоблюдении техники безопасности. Правила ...

Обрабатывающая промышленность

Обрабатывающая промышленность. Обрабатывающие производства в России Обрабатывающая промышленность – совокупность производств по переработке промышленного и сельскохозяйственного сырья, получаемого добывающей индустрией в природе (добыча полезных ископаемых, сельское хозяйство). К этой отрасли ...

Прогрессивная система налогообложения наиболее предпочтительна в современных условиях

Прогрессивная система налогообложения наиболее предпочтительна в современных условиях Государственная налоговая система является экономическим рычагом, с помощью которого происходит формирование бюджета страны. В условиях нестабильности рыночных отношений различные модели налогообложения способны ...

Водные объекты мира: особенности использования, режим и законы

Водные объекты мира: особенности использования, режим и законы Режим пользования водными объектами РФ устанавливается в отраслевых нормативных актах – в ВК РФ, федеральных и региональных законах. Правоотношения, возникающие в данной ...

Расшифровка кода ОКВЭД

Код ОКВЭД 70.20 применяется для определения деятельности юрлица или предпринимателя. Он означает возможность проведения некоторых операций с недвижимостью. С чего начинается деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя? Правильно, с его ...

Сопротивление теплопередаче ограждающих конструкций

Сопротивление теплопередаче ограждающих конструкций. Расчет, таблица сопротивления теплопередаче При строительстве частных и многоквартирных домов приходится учитывать множество факторов и соблюдать большое количество норм и стандартов. К тому же перед строительством ...

Уточненная декларация: общие принципы заполнения

При выявлении ошибок в предоставленной контрольным органам отчетности, необходима подача уточненной декларации. В НК присутствует ст. 81, регламентирующая порядок ее предоставления. Рассмотрим далее, как осуществляется заполнение уточняющей декларации. В ряде ...

Кредитный рейтинг России

Кредитный рейтинг России. Кредитные рейтинги банков России Составление кредитного рейтинга — это распространенная международная практика, которая помогает сделать оценку возможности выполнения долговых обязательств эмитентов. Кредитный рейтинг составляется независимыми организациями, целью ...

Как оплачивается переработка по Трудовому кодексу? Оплата сверхурочной работы

Как оплачивается переработка по Трудовому кодексу? Оплата сверхурочной работы Нередко трудовая деятельность работника не укладывается в его рабочий день. Возникает необходимость задержаться на некоторое время, которое затем будет оплачено в ...

Основные принципы планирования: понятие и методы

Наличие плана действий в любой ситуации помогает достичь цели более экономными средствами. Основные принципы стратегического планирования в менеджменте являются базой организации деятельности на предприятии. План позволяет скоординировать действия всех участников ...

Рейтинг@Mail.ru