Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Жилищный сертификат чернобыльцам как получить чернобыльский сертификат&?

Одним из направлений господдержки граждан является оказание материальной помощи в приобретении жилья, один из видов такой государственной помощи является жилищный сертификат чернобыльцам (людям, пострадавшим от аварии на Чернобыльской атомной электростанции ...

Как правильно оформить декрет

Как правильно оформить декрет. Оформление декрета на мужа, какие нужны документы? Наряду с мамой, а точнее, вместо нее, в декрет могут отправиться отец ребенка или бабушка. При этом оформление декрета ...

Продажа квартиры с несовершеннолетними детьми: особенности сделки

Как происходит купля-продажа квартиры с несовершеннолетними Продажа квартиры с несовершеннолетними детьми предусмотрена законодательством. Если ребенок — собственник, потребуется разрешение органов опеки. В ином случае (если ребенок прописан в квартире, но ...

Как продать квартиру в ипотеке Сбербанка практические советы

Из-за высоких цен на недвижимость приобрести квартиру за наличный расчет сложно, поэтому многие люди оформляют ипотеку, чтобы хоть как-то улучшить свое положение. Ведь чаще всего люди снимают жилье, и в ...

Как получить налоговый вычет при покупке квартиры в ипотеку в 2018 году: кому дают, размер, Ипотека и Недвижимость

После покупки собственной квартиры, включая ситуации использования кредитных средств, у многих возникает вопрос: как получить налоговый вычет при покупке квартиры. Получение имущественного вычета позволяет заемщику сохранить значительную часть денежных средств, ...

Хранение наркотиков и ответственность по УК РФ

Международные конвенции, законодательство разных уровней, инструкции и правила — оборот наркотических средств подчиняется множеству документов. Давайте разберемся в особенностях деяний и узнаем, какое наказание по статье предусмотрено за хранение, употребление ...

Наследование участка и права аренды земельного участка

Одним из часто наследуемых объектов является земельный участок. Он может использоваться для сельскохозяйственных работ, садоводства, содержания и разведения животных, строительства, проживания и т.д. Существуют особенности наследования земли, подготовки пакета документов, ...

Как узнать кадастровый номер, стоимость и собственника объекта недвижимости в 2018 году, БукваПрава

Как узнать кадастровый номер и стоимость, получить информацию о собственнике в 2018 году Любой из действующих объектов недвижимости должен обладать кадастровым номером (далее КН). Кадастровый номер недвижимости важен из-за уникального ...

Достижения в резюме: примеры заполнения

Резюме: общие понятия Резюме — это краткий документ, который характеризует вас и ваши профессиональные навыки. При составлении такого важного документа, обязательно пишите только правду. Не стоит себя возводить на пьедестал. ...

Налог с продажи квартиры: как его рассчитать и уменьшить, изменения в 2018 году, какие льготы существуют

Налог с продажи квартиры: как уменьшить сумму до минимума законными способами По закону, любой доход облагается налогом, в том числе тот, который был получен от реализации имущества. Однако в отношении ...

Установленный размер алиментов на одного ребенка

Развод, исковые заявления, судебные заседания, алименты на ребенка – как ни печально, но все это является частью нашей современной жизни. Оформление алиментов остается до сих пор одним из конфликтных и ...

С какой суммы уплачивается налог на выигрыш в лотерею в России в 2018 году: Гослото, Золотой ключ, Золотая подкова, Столото

Какой налог на выигрыш в лотерею в России в 2018 году — 13 или 35 процентов? При выигрыше денежной суммы или ценного имущества граждане обязаны уплатить налог на доходы физических ...

Передаточный акт к договору купли-продажи квартиры

Покупка квартиры обычно хлопотная и многоступенчатая процедура, кажущаяся слишком бюрократизированной. На завершающем этапе, существует 2 основных действия – это регистрация нового владельца и составление акта приёма-передачи. Если с регистрацией в Росреестре ...

Банкротство физического лица, если нет имущества в 2018 году, БукваПрава

Банкротство физического лица в 2018 году, в случае отсутствия имущества и постоянного дохода Каждый гражданин, имеющий кредиты, хоть раз задумывался о возможности признании себя банкротом. Три условия финансовой несостоятельности уже ...

Как получить СНИЛС на ребенка и какие документы нужны

СНИЛС необходим не только взрослому человеку, в первую очередь, для перечисления страховых взносов на будущую пенсию, но и детям с самого рождения. Внедрение информационных технологий и активное их распространение во ...

Исковое заявление об оспаривании отцовства

Подтверждением факта отцовства и наличия родительских обязанностей является запись о рождении в органах ЗАГС и свидетельство о рождении ребенка, а для изменения этой ситуацию можно подать в суд исковое заявление ...

Проводка начисление зарплаты ключевые моменты

Одним из основных доходов граждан является заработная плата, размер которой оговаривается в условиях трудового договора работодателя с нанимаемым работником. Сумма всех видов зарплат, премий, единовременных вознаграждений, компенсационных выплат за жилье, ...

Как застраховать квартиру от пожара и затопления

Согласно статистике распространенности различных страховых случаев, реально имеющих место при страховании квартир, на первом месте заслуженно находятся пожары и затопления. Виновниками таких происшествий становятся сами владельцы, а также их соседи. ...

Рейтинг@Mail.ru