Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Что такое реструктуризация долга процедура и последствия

Реструктуризация долга, как государственного, так корпоративного и частного, отрицательно влияет на репутацию заемщика. Кредитование в будущем становится невозможным или оказывается более дорогим. Реструктуризация долга – мера, применяемая в отношении заемщиков, ...

Кредит под материнский капитал: как и на что можно взять

Материнский капитал — это поддержка молодых семей, которая получает сумму при рождении второго ребенка. Данная поддержка стала производиться государством с 2007 года. На протяжении всех этих лет неоднократно в закон вносились различного ...

Как продать комнату в коммунальной квартире поэтапный процесс

Основные характеристики жилья Характеристиками любой квартиры являются принципы проектировки, размер жилой площади и её нормы, разделение на зоны с различными функциями, а также включенное в проект оборудование. Исходя из этого ...

Регистрация брака с иностранцем в России узнаем особенности процедуры

Заключение брака событие всегда волнующее и разделяющее жизнь на до и после. Закон позволяет гражданину России вступить в брак с подданным другого государства или же лицом без гражданства. Выйти замуж ...

Как признать регистрацию права собственности недействительной: последствия кадастровой ошибки

Любая имущественная сделка должна пройти регистрацию в отделении службы кадастра и картографии. А каждый имущественный объект подлежит кадастровому учёту. Эта операция необходима, без неё сведения об имущественных сделках могут приобрести ...

Расторжение договора аренды жилого и нежилого помещения: соглашение о нем и нюансы процедуры

Большинство людей предпочитают регулировать отношения в сфере аренды недвижимости, заключая договора найма всевозможных помещений. Однако далеко не всегда составленный договор соответствует интересам одной из сторон, что вызывает естественное желание осуществить ...

Повышение пенсии в МВД с 1 сентября 2017 года

Правительство любой страны в заботе о своём имидже обязано гарантировать достойное существование людям преклонного возраста. На фоне экономического кризиса испытание на прочность проходят именно пенсионеры, поэтому всех работающих граждан заранее ...

Какие документы понадобятся для регистрации брака?

Создание супружеского союза — это всегда очень важный шаг в жизни двух «любящих сердец». Подтверждением же осознанной готовности к семейной жизни и эмоциональной зрелости людей, вступающих в брак, является подписание ...

Что такое госпошлина при дарении квартиры и как ее можно оплатить в 2016-2017 году?

Последним этапом сделки дарения недвижимого имущества является ее регистрация в подразделении Росреестра. Для совершения этих действий получатель жилья обязан предварительно заплатить установленную законодательством РФ госпошлину. Что такое госпошлина? Само понятие ...

Как изменились правила оформления налоговых вычетов на детей?

Налогообложение доходов – наиболее часто встречающаяся форма участия государства в безвозмездном взимании доли собственности, приобретаемой гражданами или корпорациями. В системе общепринятых платежей самым распространенным видом взысканий является НДФЛ. Этот сбор ...

Кто и как может оформить субсидию на квартплату?

Что такое субсидии на оплату коммунальных услуг? Как говорил один герой мультфильма: «Это, понимаешь, такая нужная вещь». Субсидии являются действительно необходимым средством, позволяющим малоимущим слоям населения компенсировать свои траты на ...

Какие права имеет опекун несовершеннолетнего ребенка?

Забота о подрастающем поколении – во всех ее возможных формах – всегда была характерна для нашего государства, независимо от его общественно-политического устройства. В особенности это касается несовершеннолетних, которые, в силу ...

Как правильно снять жилье и учесть все нюансы при оформлении договора аренды дома?

В жизни у человека может возникнуть необходимость съема жилья. Однако, стоит учитывать, что никто не застрахован от возможного мошенничества как со стороны риелторской компании, так и со стороны арендодателя. На ...

Аренда земельных участков, находящихся в муниципальной собственности

Аренда земли – обширный раздел Земельного кодекса (ЗК) РФ. Кроме того, особенности оформления сделок по сдаче/съему участков регулируются, также, Гражданским кодексом (ГК) и некоторыми федеральными законами. Имеет свои особенности этот ...

Особенности оформления договора аренды офиса

Разнообразие деятельности, в которой человек может себя применить, открывает широкий простор для творчества, но требует помещения для его осуществления. При непроизводственной деятельности, подразумевающей работу с людьми, оказание консультационных или высокоинтеллектуальных ...

Социальный пакет: обо всех сторонах со всех сторон

Компании наниматели часто обыгрывают соцпакет такими благами, как оплата больничного, официальная зарплата (не «в конвертах»), социальное страхование, что в частности является обязательным (базовым). Все эти пункты предусмотрены действующим законодательством в ...

Договор дарения доли в квартире, бланк образец дарственной

Дарение (безвозмездная передача) долевой собственности в квартире родственникам совершается законными владельцами имущественных прав на основании соответствующего типового договора. О том, как правильно подготовить и зарегистрировать данный договор с учетом всех ...

Признание брачного договора недействительным

Содержание Основы и стандарты А что же суд? Доказательства и обоснования Брачный контракт – документ, призванный исключить возникновение споров в браке, касающихся финансовых вопросов, учета собственности и раздела нажитого добра ...

Рейтинг@Mail.ru