Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Потерял права: как восстановить права при утере 2018

Приветствуем на helpguru.ru. В статье поговорим о восстановлении прав при их утере. Конечно, по сравнению, например, с паспортом, водительские права водители теряют крайне редко, но такие ситуации все же случаются. ...

Продление вида на жительство: документы в 2018 году

Какие документы нужны для продления вида на жительство Возможность интегрироваться в российское общество иностранные граждане могут получить, только имея соответствующее разрешение. Так как данный документ не является постоянным и выдаваемым ...

Рефинансирование ипотеки под 6 процентов в 2018 году

В конце ноября 2017 года президент В.В. Путин предложил ряд мер, направленных на улучшение демографической ситуации в стране. В частности, субсидирование процентной ставки и рефинансирование ипотеки в 2018 году под ...

Специальные школы-интернаты для трудных подростков: особенности, программа, отзывы

Специальные школы-интернаты для трудных подростков: особенности, программа, отзывы Подростковая пора наступает, когда ребенок переступает границу десяти-одиннадцати лет, и продолжается до 15-16 лет. Ребенок в этом периоде начинает воспринимать мир как ...

Гарантийное письмо

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами. Для чего они ...

Патент на работу для мигрантов в 2018 году, изменения стоимости

Патент на работу для мигрантов в 2018 году: изменение стоимости патента на 2018 год В материале мы ответим на актуальные новости по изменению оплаты патента в 2018 году для иностранных ...

Как узнать оплачен ли транспортный налог в 2018 году? Как проверить?

Оплата налогов – это серьезный вопрос, который мы часто откладываем на потом. Когда проходит время, мы начинаем искать платежки, чеки, пытаемся вспомнить, а может все уже оплачено. Такой подход ни ...

Чем отличается аутсорсинг от аутстаффинга и чем они похожи?

Чем отличается аутсорсинг от аутстаффинга и чем они похожи? Если вы хоть раз искали работу, то, скорее всего, сталкивались с аутсорсинговыми компаниями. Они помогают компаниям нанимать рабочий персонал, беря за ...

Как организовать свадьбу за границей: отзывы и советы

Как правильно организовать и провести свадьбу за границей? Свадьба за границей – новый подход к организации бракосочетания Кортеж украшенных свадебных машин во дворе, возложение цветов к городским памятникам, шумный банкет ...

Забрали свои деньги из банка? Вас могут заставить их вернуть!

Забрали свои деньги из банка? Вас могут заставить их вернуть! Представьте себе ситуацию. Вы скопили некую сумму денег и, чтобы не держать дома под подушкой, отнесли в уважаемый банк. Затем, ...

Нормы продолжительности рабочей недели по Трудовому кодексу

Какова продолжительность рабочей недели в РФ по Трудовому кодексу? В дореволюционный период в России время работы никак не регулировалось и устанавливалось владельцем предприятия или собственником хозяйства. Нередко люди вынуждены были ...

Установление отцовства в судебном порядке: пошаговая инструкция — Центр Совета

Установление отцовства в судебном порядке: пошаговая инструкция Как происходит процедура установления отцовства, какие документы для этого требуются и каковы правовые последствия признания отцом? Читайте об этом в нашем новом материале. ...

Наказание за клевету и оскорбление личности в 2018 году — статья УК РФ

Согласно действующему законодательству, под оскорблением личности подразумевается унижение человеческого достоинства и чести. С одной оговоркой — выглядеть оно должно неприлично. Оскорбление личности это выражение мнения с помощью нецензурных слов, бранных ...

Погашение судимости и сроки погашения судимости в 2018 году

Погашение судимости. Сроки погашения судимости: сравниваем в таблице Это особый правовой статус гражданина, осужденного в РФ за совершение преступления. Хотя наказание, назначенное судом, уже отбыто, данный статус предусматривает для человека ...

Дистанционный трудовой договор — бланк образец 2018

1.1. По настоящему трудовому договору Дистанционный работник обязуется выполнять трудовые функции по профессии вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне ...

Налоговый вычет по ИИС: пошаговая инструкция

Перед каждым из нас иногда возникает вопрос, как поступить с заработанными деньгами. Процент по вкладам невелик, едва покрывает инфляцию. Банки лишаются лицензий и возникают проблемы с возвратом нажитого непосильным трудом. ...

Могут ли в 2018 году не выпустить за границу из-за неоплаченного штрафа ГИБДД

Выпускают ли за границу со штрафами ГИБДД в 2018 году Нарушение правил дорожного движения приводит к штрафам. Накопляемость долга отнюдь не идет на пользу водителю — ему могут запретить выезд ...

Имеет ли право работодатель уволить беременную женщину

Могут ли уволить беременную женщину? Трудовые права беременных женщин Как защитить свое право на труд будущей маме?; когда начальник имеет возможность уволить ее, не нарушая закон, а в каких обстоятельствах ...

Рейтинг@Mail.ru