Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Закон обратной силы не имеет как принцип конституционного права: примеры

«Закон обратной силы не имеет» как принцип конституционного права: примеры «Закон обратной силы не имеет» — многие студенты юридических факультетов и даже школьники на специализированных предметах слышали данное понятие. Однако ...

Как восстановить аттестат о среднем образовании: решаем непростой вопрос

Как восстановить аттестат о среднем образовании: решаем непростой вопрос Если вы задумались, как восстановить аттестат о среднем образовании, значит, наступило переживание не самых удачных времен. Потому что утеря такого важного ...

Что такое родственные отношения и как установить факт родства?

Что такое родственные отношения и как установить факт родства? Когда человек говорит, что между ним и кем-то есть родственные отношения, то подразумевает кровную близость или семейные отношения. Но все ли ...

Как попасть в военную прокуратуру? Основные тонкости набора

Как попасть в военную прокуратуру? Основные тонкости набора Главная военная прокуратура – это «объект воздыхания» многих офицеров-юристов. Попасть туда могут лишь те, кто сумел зарекомендовать себя как настоящий профессионал своего ...

Правила проживания в общежитии

Правила проживания в общежитии. Обязанности жильцов, проживающих в общежитии Проживание большого количество людей на одной территории зачастую приводит к ряду споров и разногласий. Типичным примером такой ситуации является проживание в ...

Берут ли в армию с судимостью: закон, особенности, права и правила

Берут ли в армию с судимостью: закон, особенности, права и правила Берут ли в армию с судимостью? Данный вопрос многих мужчин интересует. Ведь служба в армии — это важный процесс ...

СК РФ, статья 35 Владение пользование и распоряжение общим имуществом супругов: комментарии и особенности

СК РФ, статья 35 «Владение пользование и распоряжение общим имуществом супругов»: комментарии и особенности Семейные отношения — это не только радость, но и некоторые проблемы. Особенно они заметны тогда, когда ...

Можно ли в выходные делать ремонт: законодательство, требования и рекомендации

Можно ли в выходные делать ремонт: законодательство, требования и рекомендации Можно ли в выходные делать ремонт? Данная тема интересует почти все население. Во всяком случае, тех, кто собирается отремонтировать квартиру ...

Субъекты права собственности: физические и юридические лица, субъекты РФ

Собственность рассматривается как определенное отношение субъекта либо группы лиц к принадлежащему им объекту, как к своему. Проще говоря, это понятие основывается на дифференциации "моего" и "чужого".

Понятие и виды рецидивов

Сфера общественных отношений во все времена имела свою специфику. Ведь социум формируется на основе деяний людей, которые в нем непосредственно состоят. Как мы понимаем, действия человека могут носить как позитивный, ...

Обращения граждан: виды, формы, понятие, порядок рассмотрения

Обращения граждан: виды, формы, понятие, порядок рассмотрения. Виды обращений граждан в органы местного самоуправления. Особенности рассмотрения отдельных видов обращений граждан Государство существует для того, чтобы обеспечить людям нормальные условия жизни. ...

Кто может быть судьей? Как стать судьей?

Сегодня мы постараемся разобраться, кто может быть судьей и что для этого необходимо. Ведь это не простая работа, а представление органов охраны правопорядка! Судьи должны будут решать важные спорные вопросы, ...

Прекращение деятельности юридического лица

Прекращение деятельности юридического лица. Реорганизация, ликвидация, банкротство Прекращение предпринимательской деятельности юридического лица предполагает его выбытие из соответствующих гражданско-правовых отношений. Информация о субъекте исключается из ЕГРЮЛ. Рассмотрим далее порядок прекращения деятельности ...

Меры безопасности при проведении стрельб: требования и правовая характеристика

Меры безопасности при проведении стрельб: требования и правовая характеристика Каждый сотрудник знает о том, что меры безопасности при проведении стрельб – главное теоретическое знание, без которого служащий не допускается до ...

Подведомственность арбитражного суда: понятие и виды

Подведомственность арбитражного суда: понятие и виды Арбитражный процесс должен осуществляться в полном соответствии с положениями законодательства РФ, определяющими, прежде всего, подведомственность различных хозяйственных споров. Только при условии, что стороны слушания ...

Статья 1109 ГК РФ Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату: комментарии и описание

Статья 1109 ГК РФ «Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату»: комментарии и описание В ст. 1109 ГК РФ определяется имущество, которое не подлежит истребованию обратно как неосновательное обогащение. Речь, в частности, ...

Виды исправительных учреждений

Виды исправительных учреждений. Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации Лишение свободы, которое представляет собой изоляцию осужденного в исправительных учреждениях, является одновременно одним из самых распространенных и наиболее строгих видов уголовных наказаний. Что ...

Борьба с коррупцией в России: методы и результаты

Уже долгие годы представители различных слоев гражданского общества ведут жаркие дискуссии и активно спорят по поводу того, насколько эффективны и целесообразны используемые методы и способы в решении проблемы под названием: ...

Рейтинг@Mail.ru